Lohnbuchhaltung

In der Lohnbuchhaltung wird die Abrechnung, Überweisung und Buchung der Löhne und Gehälter aller Arbeitnehmer eines Unternehmens vorgenommen. Dazu gehören auch die Abführung von Steuern und Sozialabgaben sowie die Erstellung verschiedener Dokumentationen und Analysen.

Stammdatenverwaltung und -pflege

Jeden Monat müssen die Löhne und Gehälter an die Arbeitnehmer ausgezahlt werden. Heute werden zur Erledigung dieser Aufgabe in allen Unternehmen spezielle Lohnprogramme eingesetzt. Damit diese die zu überweisenden Beträge richtig berechnen können, müssen zunächst nach der Einstellung eines neuen Mitarbeiters seine Stammdaten erfasst werden. Zu diesen gehören insbesondere Name, Geburtsdatum, Familienstand, Kinderzahl, Steuerklasse und Freibeträge, Krankenkasse, Grundgehalt oder –lohn, Überstundenzuschläge, Prämien, Urlaubsgeld, Urlaubstage, geldwerte Vorteile (zum Beispiel die private Nutzung eines Dienstfahrzeuges) sowie Betriebseintritt. Sobald sich Änderungen dieser Daten ergeben, müssen sie umgehend an die Lohnbuchhaltung gemeldet und dort registriert werden.

Monatliche Abrechnungen

Wenn alle Stammdaten ordnungsgemäß hinterlegt sind, ist die Gehaltsabrechnung mit Hilfe eines EDV Programms schnell erledigt. Es müssen lediglich die Krankheits- und Urlaubstage im abgelaufenen Monat erfasst werden. Etwas kompliziert gestaltet sich die Lohnabrechnung, weil dabei die Stunden zu berücksichtigen sind, die der Arbeitnehmer entsprechend der eingereichten Stundenerfassung im abgelaufenen Monat geleistet hat. Nachdem alle Abrechnungen erstellt wurden, erfolgt eine Kontrolle durch den zuständigen Lohnbuchhalter, ob alles korrekt ist. Anschließend wird die Personalabrechnung für den Monat freigegeben. Es erfolgen dann automatisch die Meldungen an die Krankenkassen, die Abführung der Lohnsteuer und Sozialabgaben, die Bebuchung der Schnittstelle für die Hauptbuchhaltung sowie die Erstellung der Überweisungsliste für Löhne und Gehälter. Letztere wird anschließend freigezeichnet, meist vom Lohnbuchhalter und einer weiteren Person, um das Vieraugenprinzip einzuhalten. Nach Übermittlung des Überweisungsauftrages an die Bank werden die Überweisungen an Mitarbeiter, Finanzämter und Krankenkassen durchgeführt.

Aufgaben im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses

Nach dem Ende eines jeden Geschäftsjahres liefert die Lohnbuchhaltung wichtige Informationen an den Hauptbuchhalter beziehungsweise den Steuerberater, die für die Aufstellung des Jahresabschlusses benötigt werden. Unter anderem werden die Anzahl und Bewertung der ausstehenden Urlaubstage angegeben, damit die Höhe der erforderlichen Urlaubsrückstellung ermittelt werden kann. Wenn Weihnachtsgeld gezahlt wird, ist auch eine Berechnung einer entsprechenden Rückstellung nötig. Auch die Angaben zur Anzahl der im Jahresdurchschnitt beschäftigten Mitarbeiter für den Anhang des Jahresabschlusses werden von der Lohnbuchhaltung geliefert.

Statistiken und Analysen

In der Lohnbuchhaltung werden wichtige Informationen für die Geschäftsleitung aufbereitet: Statistiken über die Entwicklung der Löhne und Gehälter, Krankheitstage oder auch geleistete Überstunden werden statistisch verdichtet und anschaulich dargestellt, so dass sie helfen können, Entscheidungen der Geschäftsführung vorzubereiten. Auch für verschiedene externe Stellen, wie zum Beispiel die Berufsgenossenschaften, müssen in regelmäßigen Abständen Meldungen erstellt werden.

Fachliche und zeitliche Anforderungen an die Lohnbuchhaltung

Auch wenn heutzutage die EDV Unterstützung der Lohnbuchhaltung viel Arbeit abnimmt, bleibt sie dennoch eines der anspruchsvollsten Gebiete des betrieblichen Rechnungswesens. Fehler sind hier unbedingt zu vermeiden, auch weil sie bei zahlreichen Prüfungen durch das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger meist im Nachhinein bemerkt werden. Für die durch sie verursachten Außenstände greift dann die Arbeitgeberhaftung. Ein guter Lohnbuchhalter ist bei einer Vollzeitbeschäftigung nicht überfordert, wenn er alleine mehrere hundert Mitarbeiter abrechnet. Probleme treten eher bei kleineren Unternehmen auf, wenn die Lohnbuchhaltung „nebenbei“ von einem Mitarbeiter der Buchhaltung erledigt wird, dem die dafür erforderliche Qualifikation fehlt. Hier ist es meist die sehr viel bessere Alternative, die Lohnabrechnung extern durchführen zu lassen, zum Beispiel von einem Steuerberater. Dabei profitieren Unternehmer nicht nur von dessen Zuverlässigkeit und fachlicher Kompetenz, sondern auch von der mit der externen Abrechnung immer verbundenen Diskretion. Die Kosten für eine Lohnabrechnung durch Stellen außerhalb des Unternehmens sind mit Beträgen von in der Regel weniger als 20 Euro pro Mitarbeiter und Monat auch recht überschaubar. Allerdings sollte bei externer Lohnbuchhaltung ganz besonders darauf geachtet werden, dass die Kontrolle der Abrechnungen besonders sorgfältig geschieht.